Pracovní cestou se podle definice tohoto pojmu obsažené v zákoníku práce rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu jiné práce mimo sjednané pracovní místo výkonu práce. Velice důležitá je v tomto směru zásada, že zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnavatel tedy nemůže zaměstnanci pracovní cestu nařídit. To, že řada zaměstnanců již při uzavírání pracovních smluv dává zaměstnavateli tzv. generální pardon k vysílání na pracovní cestu, je záležitost druhá. Platí zásada, že by tato otázka měla být řešena na základě vzájemné dohody, zaměstnanec si může vymínit např. jednodenní pracovní cesty s tím, že na delších se se zaměstnavatelem dohodne případ od případu. S tím souvisí i zvláštní zákazy. Předně platí, že těhotné zaměstnankyně a zaměstnankyně a zaměstnanci pečující o děti do věku 8 let smějí být vysíláni na pracovní cestu mimo obvod obce svého pracoviště nebo bydliště jen se svým souhlasem. Dále platí, že tyto zaměstnankyně a zaměstnance může zaměstnavatel přeložit jen na jejich žádost. Všechny tyto zákazy platí i pro osamělou zaměstnankyni a osamělého zaměstnance, kteří pečují o dítě, dokud dítě nedosáhlo věku 15 let, jakož i pro zaměstnance, který prokáže, že převážně sám dlouhodobě soustavně pečuje o převážně nebo úplně bezmocnou fyzickou osobu.
Když zaměstnanec souhlasí s vysláním na pracovní cestu, tak souhlasí i s její délkou. Zaměstnanec koná na pracovní cestě práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. Zaměstnanec má určitým způsobem rozvrženou pracovní dobu a tím se také řídí jeho pracovní cesta.
Příklad:
Zaměstnanec má pracovní dobu stanovenu od 6 hod. do 14.30 hod. a vyjede z Prahy v 5 hod. na služební cestu do Brna. Doba od 5 hod. do 6 hod. je časem stráveným na cestě, která se pouze započítává do délky pracovní cesty pro účely stravného (zde se rozlišuje, jestli pracovní cesta trvala 5 až 12 hodin nebo 12 až 18 hodin či déle jak 18 hodin). Od 6 hod., kdy začíná na pracovišti pracovní doba dotyčného zaměstnance a zaměstnanec sedí ještě v dopravním prostředku (např. autobusu) se jedná o jinou překážku na straně zaměstnavatele. Když zaměstnanec např. v 8.30 hod. dojede do Brna a začne tam konat práci, tak zase do 14.30 hod. jde o jeho práci, o jeho pracovní dobu. Pokud zde bude konat práci ne do 14.30 hod. ale do 18 hod., bude doba od 14.30 hod. do 18 hod. prací přesčas. Pak nasedne opět do dopravního prostředku a jede domů, a tato doba zase není ničím, neboť nespadá do rozvržené pracovní doby.
Doba strávená v dopravním prostředku totiž zásadně není výkonem práce, to může být výkonem práce jen pro řidiče z povolání. Proto někteří zaměstnavatelé se zaměstnanci, kteří často jezdí služebním či vlastním osobním automobilem na pracovní cesty, sjednávají dohody o pracovní činnosti na výkon práce řidiče referentského vozidla. Pak mohou také řízení vozidla zaměstnanci proplatit, ale proplácí mu to jako výkon jeho práce na základě dohody o pracovní činnosti a ne na základě pracovní smlouvy.
