Podle čl. 5 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen "Nařízení"), upravujícího základní zásady zpracování osobních údajů platí zásada tzv. minimalizace údajů spočívající v tom, že osobní údaje by měly být přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány.
S ohledem na tuto zásadu tak platí, že zaměstnavatelé (jako správci osobních údajů svých zaměstnanců) by měli zpracovávat jen co nejméně osobních údajů týkajících se zaměstnanců ve vztahu k odůvodnitelné potřebě vyplývající jak ze samotného pracovněprávního vztahu, tak i z pohledu plnění zákonných povinností.
Ačkoli vaše společnost správně argumentuje tím, že například rodné číslo je osobním údajem vyžadovaným zákonem pro dokumentaci předkládanou (uchovávanou) v souvislosti s komunikací s OSSZ anebo zdravotní pojišťovnou toho kterého zaměstnance, tak na druhou stranu toto neznamená automaticky, že je nutné uvádět rodné číslo na veškeré personální dokumentaci.
Jak vyplývá z dlouhodobé praxe Úřadu pro ochranu osobních údajů, považuje se za nadbytečné uvádění rodného čísla v pracovní smlouvě - a tedy za porušení povinností správce, když se nejedná o náležitost pracovní smlouvy vyžadovanou ani zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a ani zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.
Doporučení: Vaše společnost by tak ideálně měla v budoucnu přijmout dodatky k pracovním smlouvám, na jejichž základě dojde k vypuštění rodných čísel z pracovních smluv (nahrazením data narození) - s tím, že rodná čísla budou nadále uchovávána jen v interní dokumentaci vaší společnosti jako zaměstnavatele za účelem plnění zákonných povinností uložených například zákonem č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, ve znění pozdějších předpisů, nebo zákonem č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů.
